Checklista inför byte av redovisningsbyrå

Att byta redovisningsbyrå kan kännas omfattande, men med tydlig ansvarsfördelning och en planerad överlämning går processen ofta att genomföra utan onödiga avbrott.

Hur enkelt bytet blir beror bland annat på uppsägningstiden, kvaliteten på materialet, vilka system som används och om det finns pågående deklarationer, lönekörningar eller bokslutsarbete.

Här får du en praktisk checklista över vad som bör kontrolleras, vilket material som kan behöva lämnas över och vilka frågor du bör ställa innan den nya byrån tar över.

Efter ditt godkännande kan den nya byrån ofta hjälpa till att samordna den praktiska kontakten och materialöverföringen. Vad byrån kan göra beror på uppdraget och vilka fullmakter och behörigheter som har lämnats.

Innan du bestämmer dig

Sätt ord på vad du vill förändra

Börja med att beskriva vad som inte fungerar i det nuvarande samarbetet och vad du förväntar dig av nästa byrå.

Det kan exempelvis handla om återkoppling, rapportering, rådgivning, prisstruktur, ansvarsfördelning, digitala arbetssätt eller att du saknar en namngiven kontaktperson.

Ju tydligare behoven är, desto lättare blir det att bedöma om den nya byråns arbetssätt passar verksamheten.

Om priset är en del av skälet till bytet är det värt att först jämföra priser och prismodeller så att du vet vad som är rimligt att förvänta sig av nästa byrå.

Kontrollera det befintliga uppdragsavtalet

Kontrollera uppsägningstid, eventuell bindningstid, hur uppsägningen ska göras och vad avtalet säger om överlämning, slutdebitering och fortsatt åtkomst till system och material.

Använd den uppsägningstid som faktiskt står i avtalet. Det finns ingen generell uppsägningstid som gäller för alla redovisningsuppdrag.

Kontrollera pågående arbete och ekonomi

Stäm av vilka arbetsperioder som är färdigställda, vilka deklarationer som har lämnats och vilka uppgifter som fortfarande pågår.

Kontrollera hur obetalda fakturor, pågående tilläggsarbeten och eventuell slutdebitering ska hanteras enligt det befintliga uppdragsavtalet.

Bestäm brytdatum och ansvar för varje arbetsmoment

Bestäm tillsammans med båda byråerna vilket datum den nya byrån ska ta över.

Dokumentera vem som ansvarar för:

• bokföringen fram till brytdatumet
• moms- och arbetsgivardeklarationer
• lönekörningar
• betalningar och attest
• bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration
• pågående frågor från Skatteverket eller andra myndigheter

Undvik ett upplägg där det är oklart vilken byrå som ansvarar för en viss period eller deadline.

Material och uppgifter som kan behöva lämnas över

Vilket material som behövs beror på bolagsform, system, verksamhet och var i räkenskapsåret bytet sker. Den nya byrån bör därför ta fram en företagsspecifik överlämningslista.

Bokföring och rapporter

• Bokföringsexport, exempelvis SIE-fil, för relevanta perioder
• Huvudbok, verifikationslista samt resultat- och balansrapporter
• Kund- och leverantörsreskontra med öppna poster
• Bankavstämningar och underlag för övriga balanskonton
• Anläggningsregister och underlag för avskrivningar
• Lagerunderlag om företaget har lager
• Dokumentation av periodiseringar, upplupna poster och andra bokslutsbedömningar

Skatt och deklarationer

• Inlämnade momsdeklarationer och arbetsgivardeklarationer
• Skattekontoutdrag och dokumenterade avstämningar
• Senaste inkomstdeklaration och relevanta bilagor
• Underlag för skattemässiga dispositioner, exempelvis periodiseringsfonder
• Information om pågående frågor eller kontakter med Skatteverket

Bokslut och bolagshandlingar

• Senaste bokslut eller årsredovisning
• Eventuell revisionsberättelse
• Bolagsstämmoprotokoll när det är relevant
• Dokumentation av väsentliga bedömningar och pågående bokslutsfrågor

Lön och personal

• Lönehistorik och senaste löneavstämningar
• Semesterunderlag och dokumenterad semesterskuld när detta finns
• Uppgifter om förmåner, pensioner, frånvaro och andra lönepåverkande förhållanden
• Anställningsuppgifter som behövs för löneuppdraget
• Information om kommande lönekörningar och rapportering

System och arbetssätt

• Uppgift om ekonomisystem, försystem och integrationer
• Uppgift om befintliga behörigheter till ekonomisystem, bank, betalningsflöden, fakturahantering, löneprogram och andra relevanta system. Bankbehörigheter ska inte delas mellan användare, utan tilldelas individuellt enligt bankens rutiner.
• Pågående betalningsfiler och betalningar som väntar på attest eller godkännande
• Kommande skatte-, löne- och leverantörsbetalningar
• Uppgift om vem som får registrera respektive slutgodkänna betalningar
• Beskrivning av attestflöden och återkommande rutiner
• Kontaktuppgifter till personer som godkänner betalningar, löner och deklarationer
• Information om var digitala och fysiska underlag förvaras

En SIE-fil innehåller bokföringsdata men ersätter inte automatiskt fakturabilder, kvitton, avtal, löneuppgifter, systemhistorik eller övrig dokumentation. Kontrollera därför att hela det material som krävs för fortsatt redovisning och arkivering är tillgängligt.

Så begär du ut materialet

Begär materialet skriftligt och be om en tydlig förteckning över vad som har lämnats över.

Företaget behöver säkerställa att dess räkenskapsinformation är åtkomlig och bevaras enligt gällande regler. Samtidigt måste man skilja mellan företagets räkenskapsinformation och byråns interna arbetsmaterial, metodstöd och dokumentation.

Be också om information om vilka originalhandlingar eller digitala filer som finns kvar hos den tidigare byrån och när de kommer att lämnas över eller göras tillgängliga.

Om det uppstår en tvist om utlämnande, obetalda fakturor eller avtalsvillkor bör frågan bedömas utifrån uppdragsavtalet och omständigheterna i det enskilda fallet.

När kan man byta redovisningsbyrå?

Det går att byta redovisningsbyrå både vid ett räkenskapsårsskifte och under ett pågående räkenskapsår.

Ett byte efter avslutat bokslut kan i vissa fall ge en tydlig brytpunkt. Ett byte under året kan också fungera bra om bokföringen är uppdaterad, balanskontona är avstämda och ansvarsfördelningen dokumenteras.

Den bästa tidpunkten beror bland annat på:

• uppsägningstiden
• företagets momsperiod
• kommande lönekörningar
• pågående bokslut eller deklaration
• hur komplett och avstämt materialet är
• vilka system som ska flyttas eller behållas

Prioritera en kontrollerad överlämning framför ett visst kalenderdatum.

Frågor att ställa till den nya byrån

• Vem ansvarar för uppdraget och vem kontaktar jag i vardagen?
• Vilken erfarenhet har ni av företag med vår bolagsform, bransch och komplexitet?
• Är den ansvariga konsulten Srf-auktoriserad och arbetar konsulten enligt Rex?
• Vilka system använder ni och kan befintliga system och integrationer behållas?
• Vad ingår i priset och vilka arbetsuppgifter debiteras separat?
• Ingår kontroll av tidigare bokföring och hur debiteras eventuella rättelser?
• Hur ofta uppdateras bokföringen och när får vi rapporter?
• Ingår personlig kommentar eller rapportgenomgång?
• Hur ser era rutiner ut för återkoppling och brådskande frågor?
• Hur samordnas överlämningen med den tidigare byrån?
• Vilka uppgifter och godkännanden behöver företaget själv hantera?
• Hur hanteras personuppgifter, informationssäkerhet och åtkomst till systemen?
• Vilka uppsägningstider och överlämningsvillkor gäller i det nya avtalet?

En genomgång av vad ett uppdrag normalt omfattar finns i artikeln vad ingår när du anlitar en redovisningsbyrå? Prisfaktorerna beskrivs i artikeln vad kostar en redovisningsbyrå?

Så kan överlämningen gå till

1. Uppsägning och godkännande

Företaget säger upp det tidigare uppdragsavtalet enligt avtalets villkor och godkänner att den nya byrån får samordna den praktiska överlämningen.

2. Planering av brytdatum

Parterna fastställer vilket datum respektive byrå ansvarar för och dokumenterar vem som hanterar kommande bokföringsperioder, deklarationer och löner.

3. Material och systemåtkomst

Relevant bokföringsmaterial, rapporter, underlag och systemuppgifter lämnas över. Företaget godkänner nya behörigheter och ser till att gamla åtkomster avslutas när de inte längre behövs.

4. Genomgång och kvalitetskontroll

Den nya byrån gör de kontroller som behövs för att kunna ta över det avtalade arbetet. Det kan bland annat omfatta ingående balanser, öppna poster i reskontran, bankavstämningar, moms, skattekonto, löneuppgifter och dokumenterade bokslutsposter.

Om avvikelser upptäcks ska byrån beskriva vad som behöver utredas eller rättas och hur arbetet debiteras innan större rättelser påbörjas.

5. Ombud och behörigheter

Företaget utser den nya konsulten till de ombudsroller och systembehörigheter som behövs.

Hos Skatteverket väljer företaget vilken behörighet ombudet ska ha. Det kan exempelvis vara deklarationsombud, läsbehörighet för moms- och arbetsgivardeklarationer eller åtkomst till skattekontot. Företaget kan utse, ändra och ta bort ombud via e-tjänsten Ombud och behörigheter.

Den nya byrån kan i vissa fall förbereda en ombudsanmälan, men företaget eller behörig företrädare behöver godkänna den.

6. Uppstart

Vid uppstarten dokumenteras arbetsfördelning, tidsplaner, attestflöden, rapportering, kontaktvägar och vilket material företaget ska lämna varje period.

Läs hur Gratia planerar och genomför ett byte av redovisningsbyrå.

Glöm inte systembehörigheter och säkerhet

Vid ett byråbyte behöver både nya och gamla behörigheter hanteras strukturerat.

Kontrollera bland annat:

• vilka personer som har åtkomst till ekonomisystemet
• vem som har bank-, betalnings- och attestbehörighet
• vem som är deklarationsombud eller har läsbehörighet hos Skatteverket
• åtkomst till digital brevlåda, fakturaflöden och löneprogram
• om den tidigare byråns användare ska tas bort efter överlämningen
• hur personuppgifter och löneuppgifter överförs säkert
• att inga gemensamma lösenord används eller skickas oskyddat

Planera när den tidigare byråns åtkomst ska avslutas. Behörigheten kan behöva finnas kvar tills avtalade arbetsuppgifter är slutförda och nödvändigt material har överförts, men ska tas bort så snart den inte längre behövs.

Vanliga frågor inför ett byråbyte

Kan vi byta mitt under året?

Det behöver inte bli rörigt. Avgörande är att det finns ett dokumenterat brytdatum, uppdaterad bokföring och tydligt ansvar för deklarationer, löner och rapportering.

Den nya byrån bör göra en rimlig översiktlig kontroll av det material som behövs för att kunna ta över uppdraget. Om en mer omfattande granskning eller rättning krävs ska omfattning och kostnad avtalas separat.

Måste jag kontakta min tidigare byrå själv?

Företaget behöver normalt säga upp avtalet eller godkänna uppsägningen enligt avtalets villkor. Efter ditt godkännande kan den nya byrån ofta hjälpa till att samordna materiallistan och den praktiska överlämningen.

Vad den nya byrån kan göra ska framgå av uppdraget och eventuella fullmakter.

Hur lång tid tar ett byte?

Tiden varierar beroende på uppsägningstid, materialets skick, systemåtkomst, ombudsregistrering och om det finns pågående arbete.

En normal teknisk överlämning kan gå snabbt när material och behörigheter är tillgängliga, medan ett byte med eftersläpande bokföring eller omfattande kontroller kan ta längre tid.

Be den nya byrån lämna en företagsspecifik tidsplan.

Kan jag byta om bokföringen ligger efter?

Ja, men den nya byrån behöver först bedöma vilka perioder som saknas, vilka deklarationer som har lämnats och vilka avstämningar eller rättelser som behövs.

Be om en bedömning av arbetsomfattning och kostnad innan ett större rättningsarbete påbörjas.

Kan jag behålla mitt nuvarande system?

I vissa fall kan det befintliga systemet behållas. Det beror på vilka system den nya byrån arbetar i, vilka integrationer som används och hur åtkomst och support ska hanteras.

Kontrollera detta innan avtalet ingås.

Förlorar vi historiken?

Nej, inte om överlämningen planeras korrekt. Men en SIE-fil innehåller inte nödvändigtvis allt material.

Säkerställ att även fakturor, kvitton, bilagor, lönehistorik, avtal, anläggningsregister, systemexporter och dokumenterade avstämningar bevaras när det är relevant.

Vad kostar bytet?

Kostnaden varierar. En normal uppstart kan ingå i det nya uppdraget eller debiteras separat.

Kostnader kan också uppstå för export, systemlicenser, kvalitetskontroll, eftersläpande bokföring, rättelser eller arbete som den tidigare byrån ännu inte har fakturerat.

Be båda byråerna tydliggöra möjliga kostnader innan bytet genomförs. Du kan också räkna ut ditt pris för att se en prisbild för det löpande uppdraget.

Vad händer med deklarationsombudet?

Företaget behöver utse den nya konsulten till rätt ombudsbehörighet och ta bort den tidigare konsultens behörighet när den inte längre behövs.

Detta görs normalt via Skatteverkets e-tjänst Ombud och behörigheter. Företaget väljer vilken behörighet ombudet ska ha. Den nya byrån kan förbereda uppgifterna, men behörig företrädare behöver godkänna anmälan.

Vad händer om den nya byrån upptäcker fel?

Den nya byrån bör beskriva avvikelsen, vilken period den gäller och vilka åtgärder som rekommenderas.

Företaget bör få en uppskattning av omfattning och kostnad innan större rättelser genomförs. Alla avvikelser behöver inte innebära att tidigare rapporter eller deklarationer ska rättas på samma sätt.

Vem ansvarar för nästa momsdeklaration eller lönekörning?

Det ska bestämmas skriftligt i överlämningsplanen. Utgå inte från att den nya byrån automatiskt ansvarar från dagen då avtalet undertecknas.

När ska den tidigare byråns behörigheter tas bort?

När nödvändigt material har lämnats över, pågående arbetsuppgifter är avslutade och den nya ansvarsfördelningen är bekräftad.

Åtkomst ska inte ligga kvar längre än vad det tidigare uppdraget kräver.

Hur bör jag kommunicera bytet med den tidigare byrån?

Kommunicera beslutet sakligt och skriftligt, följ uppdragsavtalets villkor och ange önskat slut- eller överlämningsdatum.

Fokusera på den praktiska överlämningen och vilka arbetsuppgifter som ska slutföras. Det är inte nödvändigt att motivera beslutet utförligt.

Planera bytet innan du säger upp avtalet

Börja med att kontrollera det nuvarande avtalet och samla information om system, rapportering, löner, deklarationer och pågående arbete.

Därefter kan vi tillsammans bedöma ett lämpligt brytdatum, vilket material som behövs och om något behöver åtgärdas före uppstarten. Efter ditt godkännande kan vi samordna den praktiska överlämningen och ta fram en tydlig uppstartsplan.

Relaterad läsning

• Löpande bokföring
• Löneadministration
• Bokslut och årsredovisning
• Byta byrå
• Räkna ut ditt pris
• Boka ett första samtal

Källor och vidare läsning

• Skatteverket – Ombud för ett företag
• Skatteverket – Ombudsbehörigheter för ett företag
• Bokföringsnämnden – Arkivering av räkenskapsinformation
• Bokföringsnämnden – Ansvar för bokföringen
• Srf konsulterna – Rex, Svensk standard för redovisningsuppdrag

Skatteverket anger att företaget utser ombudet och väljer vilken behörighet ombudet ska ha. Ombud kan bland annat få behörighet att deklarera, läsa moms- och arbetsgivardeklarationer eller se uppgifter på skattekontot.

Srf beskriver Rex som normgivande för god sed vid utförande av redovisningsuppdrag. Standarden innehåller rutiner och riktlinjer för kvalitet i redovisningstjänster.

Regler och behörighetsrutiner kan ändras. Kontrollera aktuella uppgifter hos berörd myndighet och utgå alltid från villkoren i företagets uppdragsavtal.