Bokföra själv eller anlita redovisningskonsult?

Det är möjligt att sköta företagets bokföring själv, och för vissa verksamheter kan det vara ett bra och kostnadseffektivt alternativ. För andra tar administrationen mer tid än väntat eller innehåller bedömningar som gör det värdefullt att ta hjälp.

Valet handlar inte om huruvida du är tillräckligt kunnig för att lära dig bokföring. Det handlar om verksamhetens omfattning, komplexitet, din tillgängliga tid och hur mycket ansvar du vill hantera i vardagen.

Här jämför vi tre alternativ: att göra allt själv, att dela arbetet med en konsult eller att lämna över hela redovisningen – utan pekpinnar.

När det kan fungera bra att bokföra själv

Självbokföring kan fungera bra när verksamheten är relativt enkel, du har tid att arbeta löpande och du känner dig trygg med de regler som berör företaget.

• Verksamheten har ett begränsat och överskådligt antal affärshändelser.
• Företaget har enkla inköp och försäljningar utan omfattande utlandshandel eller särskilda momsfrågor.
• Du har inga anställda eller endast mycket enkel lönehantering.
• Du arbetar löpande och sparar fullständiga underlag till varje affärshändelse.
• Du har tid att följa förändringar i regler och kontrollera deklarationer före inlämning.
• Du använder ett bokföringsprogram som passar verksamheten och förstår hur registreringarna ska bedömas.
• Du tar hjälp när en fråga ligger utanför din kunskap.

Ett bokföringsprogram kan automatisera import, matchning och vissa kontroller. Programmet kan däremot inte alltid avgöra hur en ovanlig transaktion ska klassificeras, hur moms ska hanteras eller vilka bokslutsbedömningar som krävs.

Bokföringsskyldigheten innebär bland annat att affärshändelser ska bokföras löpande, att verifikationer ska finnas och att räkenskapsinformationen ska bevaras enligt reglerna.

När det kan vara klokt att ta hjälp

Behovet av stöd ökar vanligtvis när arbetsmängden blir större, reglerna mer komplexa eller bokföringen börjar konkurrera med tiden du behöver för kunder, personal och verksamhetsutveckling.

• Företaget har anställda, varierande löner, förmåner eller kollektivavtal.
• Verksamheten handlar med andra länder eller har import, export eller särskilda momsregler.
• Företaget har lager, anläggningstillgångar, projektredovisning eller flera verksamhetsgrenar.
• Det finns flera bankkonton, betalplattformar, kassasystem eller stora transaktionsvolymer.
• Du behöver löpande rapportering, ekonomisk analys eller stöd inför beslut.
• Bokföringen blir regelbundet försenad eller underlag saknas.
• Du känner dig osäker på moms, bokslut, skatt, löner eller ägarfrågor.
• Tidigare perioder behöver granskas eller rättas.

Försenat arbete ökar risken för att underlag saknas, att avstämningar blir mer tidskrävande och att fel upptäcks sent.

Jämför både kostnaden och värdet av din tid

Byråns pris är enkelt att se. Värdet av den tid du själv lägger på administration är svårare att bedöma.

Börja med att uppskatta hur många timmar du under ett år använder till bokföring, underlag, moms, löner, frågor och årsavslut. Bedöm sedan vad du annars hade kunnat använda tiden till.

Det kan vara kundarbete, försäljning, ledning, återhämtning eller verksamhetsutveckling. All tid kan inte automatiskt räknas som förlorad fakturering, men beräkningen kan visa om självbokföringen faktiskt är ekonomiskt rationell för dig. För den som driver enskild firma och vill jämföra en konkret hjälp finns vårt upplägg för bokföringshjälp för enskild firma.

Ett förenklat räkneexempel

En konsultföretagare uppskattar att bokföring och administration tar fem timmar per månad samt ytterligare tolv timmar i samband med bokslut och deklaration.

Det motsvarar 72 timmar per år. Om dessa timmar annars hade kunnat användas till debiterbart arbete med ett pris på 900 kronor per timme motsvarar det ett möjligt faktureringsvärde på 64 800 kronor.

Det betyder inte att företagaren automatiskt förlorar 64 800 kronor. Exemplet visar endast hur den egna tiden kan värderas när kostnaden för olika alternativ jämförs.

Jämför även kvalitet, tillgänglighet, rådgivning och hur arbetssättet påverkar risken för att fel upptäcks sent eller behöver utredas i efterhand. En genomgång av prisfaktorerna finns i artikeln vad kostar en redovisningsbyrå?

Ansvar när du bokför själv eller anlitar hjälp

Att anlita en redovisningskonsult innebär inte att företagets övergripande ansvar för bokföringen försvinner.

I ett aktiebolag har styrelsen ansvar för att organisationen och den ekonomiska rapporteringen fungerar. En verkställande direktör kan också ha ansvar inom sitt förvaltningsområde. En enskild näringsidkare ansvarar själv för företagets bokföring.

Redovisningskonsulten ansvarar samtidigt för att de arbetsuppgifter som konsulten har åtagit sig utförs professionellt, enligt tillämpliga regler och enligt uppdragsavtalet.

Kunden behöver därför lämna fullständiga och korrekta underlag, informera om viktiga affärshändelser och granska samt godkänna uppgifter när det krävs. Konsulten ska utföra och kvalitetssäkra det avtalade arbetet samt uppmärksamma kunden på frågor som behöver hanteras.

En Srf Auktoriserad Redovisningskonsult arbetar enligt Rex – Svensk standard för redovisningsuppdrag. Rex innehåller rutiner och riktlinjer för hur redovisningsuppdrag ska planeras, genomföras och kvalitetssäkras.

Vad ett uppdrag normalt omfattar beskrivs närmare i artikeln vad ingår när du anlitar en redovisningsbyrå?

Tre sätt att fördela arbetet

1. Du gör allt själv

Du sköter fakturering, registrering, avstämningar, moms, löner, bokslut och deklaration. Det kan fungera för en enkel verksamhet om du har kunskap, tid och fungerande rutiner.

2. Ni delar på arbetet

Du sköter exempelvis fakturering, betalningar och insamling av underlag. Konsulten sköter kontering, avstämningar, moms, löner, rapportering och årsavslut.

Arbetsfördelningen ska dokumenteras tydligt så att inget moment faller mellan parterna.

3. Konsulten sköter helheten

Du lämnar och godkänner underlag enligt överenskomna rutiner, medan konsulten utför det redovisningsarbete, den rapportering och den tidsplanering som omfattas av uppdragsavtalet.

Detta passar ofta företagare som vill prioritera verksamheten eller behöver regelbunden rapportering och rådgivning.

Det går också att sköta den löpande bokföringen själv och anlita hjälp med bokslut och deklaration. För att det ska vara effektivt behöver den löpande bokföringen vara uppdaterad, avstämd och dokumenterad.

Relaterad läsning

• Löpande bokföring
• Bokslut och årsredovisning
• Löneadministration
• Rådgivning och affärsstöd
• Byta byrå
• Hur redovisningsbyråer prissätter sina uppdrag

Frågor som hjälper dig att välja

Det finns ingen exakt gräns som passar alla företag. Använd i stället följande frågor som underlag för en samlad bedömning:

• Är bokföringen uppdaterad och avstämd varje period?
• Har du tid att utföra arbetet utan att skjuta upp det?
• Förstår du hur moms och skatt ska hanteras i företagets vanligaste transaktioner?
• Har företaget anställda, utlandshandel, lager eller andra komplexa moment?
• Behöver du rapporter och ekonomisk analys under året?
• Vet du vilka kontroller som ska göras före momsdeklaration och bokslut?
• Har du rutiner för att spara och arkivera räkenskapsinformation?
• Skapar redovisningsarbetet återkommande osäkerhet eller tar det mer tid och energi än planerat?
• Skulle din tid skapa större värde i en annan del av verksamheten?
• Har du tillgång till hjälp när något ovanligt inträffar?

Om bokföringen är enkel, uppdaterad och begriplig kan självbokföring vara ett bra alternativ. Om arbetet regelbundet blir försenat, komplext eller tar tid från viktigare uppgifter kan ett delat eller fullt konsultupplägg vara mer lämpligt.

Vill du jämföra kostnaden för ett konsultupplägg kan du räkna ut ditt pris. Kalkylen visar en prisbild, inte vilket alternativ som passar dig bäst.

Vanliga frågor

Är det tillåtet att bokföra själv?

Ja. Reglerna kräver inte att du anlitar en redovisningsbyrå. Företaget måste däremot uppfylla bokföringslagens krav på bland annat löpande bokföring, verifikationer, arkivering och årsbokslut eller årsredovisning.

Aktiebolag ska upprätta årsredovisning. Vilka övriga rapporter som krävs beror på bolagsform och verksamhet.

Räcker det med ett bokföringsprogram?

Ett bokföringsprogram kan automatisera många moment och minska manuellt arbete. Programmet ersätter däremot inte alltid bedömningen av hur transaktioner ska klassificeras, vilken momsbehandling som gäller eller vilka bokslutsposter som behövs.

Du ansvarar även för att uppgifterna som registreras i systemet är fullständiga och korrekta.

Vilka fel är viktiga att vara uppmärksam på?

Områden som ofta kräver extra uppmärksamhet är exempelvis utlandsmoms, privata och företagsrelaterade transaktioner, representation, periodiseringar, löner, förmåner och inköp av inventarier.

Vilka risker som är mest relevanta beror på företagets verksamhet.

Kan jag börja själv och lämna över senare?

Ja. Ett byte eller en överlämning kan göras under året.

Övergången blir enklare om bokföringen är uppdaterad, avstämningarna är dokumenterade och underlagen är kompletta. Tidpunkten i sig är mindre viktig än kvaliteten och ordningen i materialet.

Hur mycket tid kan jag spara med konsult?

Det varierar beroende på arbetsfördelning, volym och verksamhetens komplexitet.

Be konsulten beskriva vad du fortfarande behöver göra, hur ofta underlag ska lämnas och vilka godkännanden som krävs. Då blir det lättare att uppskatta den verkliga tidsbesparingen.

Vad händer om bokföringen ligger efter?

Börja med att kartlägga vilka perioder som saknas, vilka deklarationer som har lämnats och om fullständiga underlag finns.

Kontakta en konsult tidigt om du är osäker. Konsulten kan bedöma vad som behöver bokföras, stämmas av eller rättas och lämna ett förslag på arbetsordning och kostnad.

Undvik att skicka in nya uppgifter eller rättelser utan att först förstå hur de påverkar tidigare perioder.

Kan jag låta konsulten kontrollera min bokföring utan att ta över allt?

Ja, det går att avtala om exempelvis periodiska avstämningar, kvalitetskontroll, momsgenomgång eller hjälp inför bokslut.

Uppdragsavtalet ska tydligt ange vilka kontroller konsulten gör och vilka moment du själv ansvarar för.

Behöver jag hjälp om företaget inte har någon verksamhet?

Även ett företag utan löpande verksamhet kan ha kvar skyldigheter, exempelvis bokföring, deklaration och, för ett aktiebolag, årsredovisning. Vilka åtgärder som krävs beror på bolagsformen och vad som har hänt under året.

Vad kostar det att anlita en konsult?

Priset påverkas bland annat av transaktionsvolym, bolagsform, antal löner, komplexitet, rapporteringsbehov och hur arbetsuppgifterna fördelas.

I vår guide om vad en redovisningsbyrå kan kosta går vi igenom vanliga prismodeller och prisspann i branschen. Använd Gratias prisräknare för en preliminär prisbild. Det slutliga priset fastställs efter att uppdragets omfattning har bekräftats.

Vilket upplägg passar ditt företag?

Beskriv verksamheten, arbetsmängden och vilka delar du vill sköta själv. Vi hjälper dig att bedöma om du behöver löpande hjälp, stöd vid vissa tillfällen eller bara en genomgång inför bokslutet.

Ibland är det rimligt att fortsätta bokföra själv. I andra fall kan ett delat eller fullt konsultupplägg ge bättre kontroll och frigöra tid, och då är nästa steg att lämna över bokföringen till en byrå i Jönköping.

Är du osäker på grunderna först? Vår guide om vad bokföring egentligen innebär går igenom lagkrav, dubbel bokföring och verifikationer. Vill du veta vad hjälpen faktiskt omfattar kan du också läsa om redovisningskonsultens roll och ansvar.

Källor och vidare läsning

• Bokföringsnämnden – Vem ansvarar för bokföringen?
• Bokföringsnämnden – Redovisningsregler för aktiebolag
• Bokföringsnämnden – Redovisningsregler för enskilda näringsidkare
• Bolagsverket – Styrelsens och vd:s ansvar i aktiebolag
• Srf konsulterna – Rex, Svensk standard för redovisningsuppdrag

Srf beskriver Rex som normgivande för god sed vid utförande av redovisningsuppdrag. Standarden innehåller rutiner och riktlinjer för kvalitet i redovisningstjänster.

Regler och myndighetskrav kan ändras. Kontrollera aktuella uppgifter hos berörd myndighet eller stäm av med en redovisningskonsult när frågan gäller det enskilda företaget.