Vad är bokföring? Komplett guide för dig som driver företag

Bokföring är att löpande registrera alla affärshändelser i företaget: inköp, försäljning, löner, hyror, lån, allt som påverkar ekonomin. Det är inte bara ett lagkrav, det är också grunden för att kunna styra företaget med fakta istället för känsla.

Här går vi igenom vad bokföring är, vad lagen kräver och hur det faktiskt fungerar i praktiken för ett mindre aktiebolag i Sverige.

Vad säger lagen?

Bokföringslagen kräver att alla som driver näringsverksamhet ska bokföra. För aktiebolag och handelsbolag gäller dubbel bokföring och årsredovisning enligt K2 eller K3-regelverket. Enskild firma omfattas också av bokföringskraven, och den löpande bokföring för enskild firma måste vara både komplett och avstämd.

Reglerna är tydliga:

• Varje affärshändelse ska bokföras
• Det ska finnas en verifikation bakom varje post (kvitto, faktura, kontoutdrag)
• Bokföringen ska arkiveras i sju år
• Den ska vara aktuell, för kontant försäljning innebär det samma dag

Vad är en affärshändelse?

En affärshändelse är allt som påverkar företagets ekonomi och kan mätas i pengar. Säljer ni en tjänst, köper material, betalar lön eller tar ett lån, alla är affärshändelser som ska bokföras.

Privata uttag och insättningar mellan ägare och bolag räknas också, även om det inte är en "affär" i vanlig mening.

Hur fungerar dubbel bokföring?

Varje affärshändelse bokförs på minst två konton: en debet och en kredit. Summan av debet ska alltid vara lika med summan av kredit. Det är därför det kallas dubbel bokföring.

Ett enkelt exempel: ni säljer en tjänst för 10 000 kr plus moms.

• Debet kundfordringar: 12 500 kr
• Kredit försäljning: 10 000 kr
• Kredit utgående moms: 2 500 kr

Summan balanserar. Det här upprepas för varje händelse, varje månad, hela året.

Vad är skillnaden på bokföring och redovisning?

Begreppen används ofta synonymt, men de är inte samma sak.

• Bokföring är den löpande registreringen av affärshändelser.
• Redovisning är det bredare arbetet att sammanställa, värdera och rapportera ekonomin: årsredovisning, deklaration, skatteberäkning och analys.

All redovisning bygger på bokföring, men bokföring i sig är bara första steget.

Kontoplan och BAS

Sverige använder BAS-kontoplanen, en branschstandard med drygt 1 000 konton fördelade på fyra grupper:

• Tillgångar (1000-serien)
• Skulder och eget kapital (2000-serien)
• Intäkter (3000-serien)
• Kostnader (4000-9000-serien)

De flesta småbolag använder bara 50 till 100 av dessa konton i praktiken.

Moms

Är ni momsregistrerade ska ni redovisa moms månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på omsättning. Bokföringen ska hantera utgående moms (på er försäljning) och ingående moms (på era inköp), och differensen redovisas till Skatteverket.

Felaktig momshantering är en av de vanligaste anledningarna till skattetillägg.

Hur ofta måste man bokföra?

• Kontant försäljning: samma dag.
• Övriga affärshändelser: senast vid utgången av månaden efter att de inträffat.

I praktiken bör månadens bokföring vara klar inom 1 till 2 veckor efter månadsskifte, både för att uppfylla lagen och för att ha aktuella siffror att fatta beslut på.

Vad kostar det att sköta bokföringen själv?

Tidsmässigt: räkna med 5 till 15 timmar per månad för ett mindre aktiebolag, beroende på antalet transaktioner. Lägg till tid för moms, lön och bokslut.

Kostnadsmässigt: ett bokföringsprogram som Fortnox ligger på 200 till 500 kr per månad. Tar ni hjälp av en redovisningsbyrå för löpande bokföring ligger priset normalt på 1 500 till 5 000 kr per månad för ett mindre bolag. Se vår prisguide för en mer detaljerad uppskattning.

När bör ni anlita en redovisningskonsult?

Det finns tre vanliga vägar:

1. Sköt själv – funkar om ni har tid, intresse och tål att lägga kvällar på att lära er regelverket.
2. Köp programvara och hjälp vid bokslut – mellanvägen, men kräver att ni hänger med under året.
3. Lägg ut allt – snabbast, säkrast, men kostar mer per månad. Räknat på ren tid är det ofta billigare än många tror.

För de flesta småbolag i Jönköping och Huskvarna är alternativ 3 det bästa, helt enkelt för att tiden ni sparar är värd mer än vad konsulten kostar.

Behöver ni hjälp?

Sargon Yousef är SRF-auktoriserad redovisningskonsult och vi erbjuder hjälp med bokföring i Jönköping och Huskvarna, med löpande bokföring, lön, moms och bokslut. Vi arbetar digitalt i Fortnox och ni får alltid en personlig konsult, inte ett ärendenummer.