Vad ingår när du anlitar en redovisningsbyrå?

Många företagare har en ungefärlig bild av vad en redovisningsbyrå gör, men får sällan en tydlig lista över vad som ingår i just deras uppdrag. Otydligheten märks ofta först senare, exempelvis när kunden trodde att en lönefråga, rapportgenomgång eller extra deklaration ingick men arbetet visade sig debiteras separat.

Här går vi igenom vad ett vanligt samarbete kan innehålla, vad som brukar ligga utanför och vilka frågor du bör ställa innan du skriver på uppdragsavtalet.

Grunden: löpande bokföring

Den löpande bokföringen är motorn i samarbetet. Här registreras affärshändelser, underlagen hanteras och kontona stäms av så att siffrorna går att lita på.

Det här kan ingå i den löpande redovisningen

Exakt omfattning bestäms i uppdragsavtalet, men ett vanligt upplägg kan innehålla:

• Kontering och registrering av affärshändelser
• Hantering av leverantörsfakturor, kundfakturor, kvitton och banktransaktioner
• Avstämning av bank, kundfordringar och leverantörsskulder
• Momsrapportering och upprättande av momsdeklaration
• Periodiseringar och andra löpande avstämningar när det behövs
• Resultat- och balansrapport efter överenskommen period
• Kommentar eller genomgång av rapporterna, om detta ingår i uppdraget

Läs mer om hur vi arbetar med löpande bokföring.

Vad du som kund behöver göra

Att anlita en redovisningsbyrå innebär inte att företagets ansvar för bokföringen försvinner. I ett aktiebolag har styrelsen det övergripande ansvaret, medan en enskild näringsidkare själv ansvarar för sin bokföring.

Redovisningsbyrån ansvarar samtidigt för att de arbetsuppgifter som omfattas av uppdragsavtalet utförs professionellt och korrekt. För att det ska vara möjligt behöver du lämna fullständiga underlag i tid, informera om viktiga affärshändelser och svara när något behöver förklaras.

I praktiken betyder det exempelvis att kvitton fotograferas, fakturor skickas till rätt digitala flöde och privata eller ovanliga transaktioner förklaras. En transaktion utan tillräckligt underlag kan inte bokföras korrekt.

Lön och arbetsgivarfrågor

Har företaget anställda kan löneadministration ingå som en separat del av uppdraget. Det kan exempelvis omfatta löneberäkning, lönespecifikationer, löneutbetalningsunderlag, arbetsgivardeklaration på individnivå och avstämning mot bokföringen.

Beroende på upplägget kan även semesterberäkningar, semesterskuld, förmåner, pensioner och rapportering till andra aktörer ingå. Eftersom löneområdet innehåller egna regler och tidsfrister ska omfattningen framgå tydligt av uppdragsavtalet.

Se vad som ingår i löneadministration.

Bokslut och årsredovisning

Vid bokslutet stäms hela räkenskapsåret av och nödvändiga bokslutsposter bokförs. Det kan exempelvis handla om avskrivningar, periodiseringar, upplupna kostnader och intäkter, lagervärdering, nedskrivningsbehov och skatteberäkning.

Därefter bedöms även möjliga skattemässiga dispositioner, exempelvis periodiseringsfond.

För ett aktiebolag upprättas normalt en årsredovisning och en inkomstdeklaration. Årsredovisningen ska undertecknas av samtliga styrelseledamöter och eventuell verkställande direktör, fastställas på årsstämman och därefter lämnas till Bolagsverket.

Läs mer om bokslut och årsredovisning och om skatt och deklaration.

Ett exempel

Ett bolag med 4,5 miljoner kronor i omsättning och två anställda köper en maskin för 180 000 kronor i september.

Vid köpet registreras fakturan och maskinen bokförs normalt som en tillgång. Därefter behöver byrån bedöma när maskinen togs i bruk, dess förväntade nyttjandeperiod och hur anskaffningsvärdet ska fördelas genom avskrivningar.

I bokslutet kontrolleras årets avskrivning och hur investeringen påverkar resultat, balansräkning och skatt. Samma inköp berör alltså både den löpande bokföringen och bokslutsarbetet, men på olika sätt.

Rådgivning

Skillnaden mellan olika upplägg ligger ofta i hur aktivt byrån hjälper dig att förstå siffrorna och använda dem i verksamheten.

Ett rådgivande upplägg kan exempelvis innehålla genomgång av resultat och balans, dialog om lön och utdelning inför årsskiftet samt tidig återkoppling när ekonomin avviker från plan. Läs mer om rådgivning och skatteplanering och om skatt och deklaration.

Fråga alltid hur rådgivning debiteras. Kontrollera om kortare frågor och rapportgenomgångar ingår i månadspriset eller faktureras separat.

Vill du se vad ett upplägg skulle kosta för ditt bolag kan du räkna ut ditt pris på ett par minuter.

Vad som vanligtvis inte ingår

Följande tjänster ligger ofta utanför ett vanligt redovisningsuppdrag, om de inte har avtalats separat:

• Revision
• Juridisk rådgivning, avtalsskrivning och tvister
• Bolagsvärdering, due diligence och företagsöverlåtelser
• Inkasso och aktiv indrivning av kundfordringar
• Omfattande rättelser av tidigare års bokföring
• Särskilda skatteutredningar eller avancerade omstruktureringar

Revision är ett separat uppdrag som utförs av en behörig revisor. Revisorn ska vara oberoende i förhållande till bolaget och den redovisning som granskas.

Så säkerställer du en tydlig omfattning

Be om ett skriftligt uppdragsavtal som svarar på fyra frågor: vilka arbetsuppgifter som ingår, hur ofta du får rapporter, vem du har kontakt med och vad som debiteras separat.

En Srf Auktoriserad Redovisningskonsult arbetar enligt Rex – Svensk standard för redovisningsuppdrag. Uppdragsavtalet bör tydligt beskriva ansvarsfördelningen, vilka arbetsuppgifter byrån ska utföra och vad som förväntas av kunden.

Funderar du på att lämna en nuvarande byrå finns hela processen beskriven på sidan om att byta byrå.

Vanliga frågor

Måste jag ha en redovisningsbyrå?

Nej. Det finns inget krav på att anlita byrå. Kravet är att bokföringen sker löpande, att verifikationer finns och att räkenskapsinformationen bevaras enligt bokföringslagen. En redovisningsbyrå kan avlasta det praktiska arbetet, bidra med kvalitetssäkring och hjälpa företaget att få bättre kontroll över ekonomin.

Ingår moms i månadsavgiften?

Momsredovisning ingår ofta i ett löpande redovisningsuppdrag, men omfattningen varierar mellan olika byråer och avtal. Kontrollera alltid om upprättande, kontroll och inlämning av momsdeklarationen ingår i det avtalade priset.

Hur ofta får jag rapporter?

Det avtalas i uppdraget och följer oftast hur ofta bokföringen görs, exempelvis varje månad eller varje kvartal. Be om ett exempel på rapporten innan du bestämmer dig.

Vem ansvarar om det blir fel?

Företaget har kvar det övergripande ansvaret för sin bokföring. I ett aktiebolag ligger det övergripande ansvaret hos styrelsen, och även verkställande direktör kan ha ansvar inom sitt område.

Redovisningskonsulten ansvarar samtidigt för det arbete som konsulten faktiskt har åtagit sig och utfört. Uppdragsavtalet ska därför tydligt beskriva arbetsfördelningen och vilket underlag kunden ska lämna.

Kan jag börja med bara bokslut?

Ja, det går att anlita en byrå enbart för bokslut och deklaration. Byrån behöver då kontrollera att den löpande bokföringen är fullständig, avstämd och tillräckligt dokumenterad.

Om bokföringen innehåller avvikelser eller saknade underlag kan ytterligare kontroll- och rättningsarbete behövas. Be därför byrån förklara vad som ingår i bokslutsuppdraget och hur eventuellt tilläggsarbete debiteras.

Vad händer om jag lämnar in underlag sent?

Perioden blir försenad och risken ökar för att en deadline missas. Byrån kan ha en överenskommen sista dag för när underlagen ska lämnas. Om materialet kommer senare kan rapportering och deklarationer försenas eller extra arbete behöva debiteras. Rutinen bör framgå av uppdragsavtalet eller uppstartsplanen.

Nästa steg

Vill du veta hur ett upplägg skulle se ut för ditt bolag går det bra att höra av sig. Vi går igenom volym, system och behov och återkommer med ett förslag utan förpliktelser.

Regler och myndighetskrav kan ändras. Kontrollera alltid aktuella uppgifter hos berörd myndighet eller stäm av med din redovisningskonsult när frågan gäller det enskilda företaget.

Vill du förstå vem som utför arbetet bakom tjänsterna? Läs mer om vad en redovisningskonsult gör.

Källor och vidare läsning

• Bokföringsnämnden – Allmänna bokföringsfrågor och ansvar för bokföringen
• Bolagsverket – Årsredovisning för aktiebolag
• Skatteverket – Inventarier och avskrivningar (avdragslexikon för företag)
• Skatteverket – Periodiseringsfond för aktiebolag
• Srf konsulterna – Rex, Svensk standard för redovisningsuppdrag

Utgifter för inventarier dras enligt Skatteverkets vägledning normalt av genom årliga värdeminskningsavdrag, även om omedelbart avdrag kan vara möjligt i särskilda fall.

Vill du förstå hur omfattningen slår igenom på priset? Läs vår guide om vad som påverkar priset hos en redovisningsbyrå. Söker du i stället våra egna nivåer finns Priser hos Gratia.