10 Fortnox-tips som sparar tid varje månad

Fortnox är standardvalet i många småföretag – men många använder bara en bråkdel av vad systemet faktiskt kan göra. Kvitton fotas med mobilen och mejlas iväg, leverantörsfakturor skrivs ut för attest och bokföringen prickas av transaktion för transaktion, trots att mycket av det kan ske med betydligt färre handgrepp.

Här är tio funktioner och arbetssätt som sparar tid varje månad. Varje tips beskriver vad funktionen gör, varför den sparar tid, när den passar och vilken fallgrop du bör känna till. En del funktioner kräver en viss modul, licens eller att din bank stödjer kopplingen – det står vid respektive tips.

Kvitton och leverantörsfakturor

1. Fota kvittot direkt i Fortnox-appen

Med tillägget Fortnox Kvitto & Utlägg fotar du kvittot i Fortnox-appen direkt vid köpet. Datum, summa och moms läses av och fylls i automatiskt, och underlaget lagras digitalt tillsammans med transaktionen.

Tidsvinsten är dubbel: kvittot kan varken tappas bort eller blekna i en plånbok, och det som ska bokföras finns redan i systemet när månaden ska avslutas. Funktionen passar särskilt företag med många små utlägg – resor, representation och materialinköp.

Fallgropen är prismodellen. Licensen för Kvitto & Utlägg är kostnadsfri att aktivera, men själva hanteringen debiteras per hanterat kvitto enligt Fortnox prislista. Slå upp vad er månatliga volym kostar innan du rullar ut appen till hela teamet.

2. Begär saknade underlag direkt från transaktionsflödet

Saknar du underlag för en transaktion – ett kvitto eller en faktura som aldrig kom in – behöver du inte jaga det via mejl. I vyn Transaktioner i Bokföring från kontoutdrag väljer du Begär underlag på transaktionsraden. Fortnox skickar då en förfrågan till en användare, som får både ett mejl och en pushnotis och kan ladda upp underlaget via Fortnox-appen eller webben. Det inskickade underlaget kopplas automatiskt till rätt transaktion, som då återgår till att-göra-listan för bokföring.

Funktionen passar när flera personer gör inköp åt företaget, eller när du som sköter bokföringen behöver underlag från någon annan. Den som besvarar förfrågan behöver ingen egen licens eller särskild behörighet.

Fallgropen är uppföljningen. Medan förfrågan väntar på svar ligger transaktionen under fliken Pågående. Glömmer du att följa upp den riskerar bokföringen att fastna halvvägs – bygg in fliken i din månadsrutin.

3. Sätt upp attestflöde för leverantörsfakturor

Med leverantörsfakturaattest i Fortnox Bokföring skickas fakturan digitalt till rätt attestant, som granskar och godkänner den via datorn eller appen. Attesten dokumenteras i systemet, och vem som får attestera styrs med behörigheter under Administrera användare.

Tidsvinsten ligger i att fakturan aldrig behöver skrivas ut, signeras för hand eller mejlas fram och tillbaka. Funktionen passar så fort fler än en person är inblandad i inköp och betalningar – och är en kontroll i sig: den som lägger in fakturan behöver inte vara den som godkänner den.

Fallgropen är att ett attestflöde bara sparar tid om attestanterna faktiskt attesterar i tid. Sätt tydliga ansvar och en rutin för att följa upp väntande attest, annars samlas fakturorna i samma hög som förr – fast digital. Funktionen kräver Fortnox Bokföring och att varje attestant har rätt behörighet.

Fakturering och betalningsflödet

4. Automatisera återkommande fakturor

För abonnemang, hyror och andra återkommande kundfakturor skapar du en mall under Återkommande fakturor i Fortnox Fakturering. Fortnox genererar sedan fakturorna enligt det intervall du ställt in, i stället för att du återskapar samma faktura varje månad.

Funktionen passar alla som fakturerar samma kund ett likadant belopp med jämna mellanrum – fasta månadsavgifter, hyror och serviceavtal.

Två fallgropar: återkommande fakturor är inte samma sak som modulen Avtalsfakturering, som hanterar mer avancerade avtalsflöden. Och prisändringar sker inte av sig själva – när priset ändras måste mallen uppdateras, annars fortsätter fakturorna att gå ut med det gamla beloppet.

5. Automatisera påminnelseflödet där det passar

Här finns två spår. Det första är egna påminnelsefakturor: i faktureringsinställningarna anger du bland annat hur många dagar efter förfallodatum en påminnelse ska skapas, och sedan skapar och skickar du påminnelserna själv i Fortnox. Det andra är Fortnox Påminnelseservice, en betaltjänst där Fortnox skickar påminnelsefakturan direkt till kunden. På påminnelsen läggs normalt en påminnelseavgift på 60 kr samt eventuell dröjsmålsränta enligt tjänstens villkor.

Tidsvinsten är att sena betalningar följs upp konsekvent, utan att någon håller koll på förfallodatum för hand. Egen hantering passar när volymen är liten och du vill styra ton och timing själv. Påminnelseservice passar när du hellre lämnar flödet till Fortnox.

Fallgropen är att tro att något av spåren sköter sig helt självt. Egna påminnelser kräver att du först ställer in påminnelsevillkoren, och Påminnelseservice är en avgiftsbelagd tjänst som ska aktiveras och följas upp. Läs villkoren för avgift och ränta innan du slår på den.

Bankkoppling och automatisk bokföring

6. Koppla banken direkt till bokföringen

Med en bankkoppling hämtas kontohändelserna automatiskt in i Fortnox, där in- och utbetalningar kan matchas mot fakturor och bokföras. Kontoutdraget behöver inte hämtas hem och matas in manuellt, och betalningarna möter kund- och leverantörsreskontran direkt.

Funktionen passar i princip alla företag, men utgångspunkten är din bank: bankkopplingar är bankberoende och vilka funktioner som stöds skiljer sig åt mellan bankerna.

Fallgropen är att bygga rutiner kring funktioner som den egna banken inte stödjer. Kontrollera vad som gäller för just din bank innan du lägger om arbetssättet.

7. Låt Fortnox automatisera säkra banktransaktioner – följ upp resten

I Bokföring från kontoutdrag kan Fortnox bokföra transaktioner automatiskt i två fall. Det första är säkra matchningar, till exempel när en inbetalning motsvarar en kundfaktura. Det andra är transaktioner som omfattas av ett regelverk du själv byggt upp – regler som kopplar nyckelord i transaktionstexten till ett konto, som hyra, telefon eller prenumerationer. I inställningarna för funktionen väljer du om bokföringen ska ske automatiskt.

Tidsvinsten är stor för företag med många återkommande, likadana transaktioner: rutinposterna bokförs utan manuellt arbete, och du kan lägga tiden på det som faktiskt kräver omdöme.

Fallgropen är att förvänta sig för mycket. Detta är ingen AI som själv avgör all kontering – det som inte matchar säkert eller täcks av en regel stannar kvar i att-göra-listan för manuell hantering. Följ upp restposterna löpande, och granska regelverket när verksamheten ändras. En för generös regel kan annars bokföra fel i månader utan att någon märker det.

Lön, moms och kontroll

8. Låt löneprogrammet förbereda AGI – signera hos Skatteverket

Med modulen Fortnox Lön bokförs lönekörningarna automatiskt när bokföringen ligger i Fortnox, och arbetsgivardeklarationen (AGI) skapas direkt i löneprogrammet. När du har granskat underlaget kan du välja automatisk inlämning: Fortnox överför då AGI-underlaget till Skatteverket åt dig.

Tidsvinsten är att löneadministrationens delar – utbetalning, bokföring och deklarationsunderlag – hänger ihop i samma system i stället för att flyttas mellan program och e-tjänster. Funktionen passar så fort företaget har anställda, eller när ägaren tar ut lön. Fortnox Lön är en separat modul.

Fallgropen sitter i sista steget. Efter överföringen får perioden status inlämnad, klar för signering – en behörig person måste logga in hos Skatteverket och signera deklarationen. Missas det steget är arbetsgivardeklarationen inte lämnad, även om underlaget är överfört.

9. Stäm av bokföringen löpande före varje momsperiod

Ta fram momsrapporten i Fortnox och stäm av momskontona mot bokföringen – före varje momsperiod. Hur ofta beror på företagets redovisningsperiod, som kan vara månad, kvartal eller år. Periodens längd avgör alltså hur ofta du stämmer av, inte om du behöver göra det.

Tidsvinsten är att fel i momshanteringen upptäcks medan perioden fortfarande är öppen och enkel att rätta, i stället för i samband med deklarationen när tiden är knapp.

Fallgropen är att skjuta upp avstämningen till deklarationsdagen, då återstår ofta städning under tidspress. Stäm av löpande under perioden och gör en slutlig kontroll när periodens bokföring är komplett inför momsdeklarationen. Då upptäcks fel innan deklarationen lämnas. Vill du hålla koll på när företagets moms- och skattedatum infaller har vi samlat dem i vår översikt över viktiga datum 2026.

10. Ställ in behörigheter rätt från början

Under Administrera användare styr du vem som får se och göra vad i Fortnox – vem som attesterar, vem som bokför och vem som bara ska kunna skicka in kvitton. Det är företagets systemadministratör som hanterar användarna och deras behörigheter.

Tidsvinsten går åt båda hållen: den som bara ska fota kvitton behöver inte navigera i funktioner som aldrig används, och du slipper städa efter misstag i delar av systemet som personen inte borde ha haft tillgång till. Behörigheterna styr vad en användare får göra i de Fortnox-program företaget har tillgång till. Om en användare behöver ett program som inte redan finns tilldelat kan ytterligare programlicens behövas.

Fallgropen är att ge alla full behörighet för enkelhetens skull. Det underminerar attestflödet i tips 3 – attesten är bara en kontroll om inte samma person både lägger in och godkänner fakturan.

När räcker inte tipsen till?

Tipsen ovan förutsätter att grunden är rätt lagd: att kontoplanen passar verksamheten, att regelverken är genomtänkta och att någon faktiskt följer upp restposterna. Där tar egenarbetet ofta slut.

Behöver du hjälp att sätta upp, städa eller felsöka i Fortnox kan du läsa mer om vår hjälp med Fortnox. Vill du lämna över hela flödet handlar det i stället om löpande bokföring. Och funderar du på var gränsen går mellan att göra själv och att ta hjälp hjälper vår guide om att bokföra själv eller anlita konsult dig att räkna på det.